Contrato de empleado de oficina/empleada de oficina en Suecia

Vikariat Bemannings-och administrationstjänst till Serviceavdelning – stadshus- och måltidsservice i Sundbybergs Stad

Du gillar struktur. Och är full av idéer. Gillar att arbeta med människor. Precis som vi.

Ett spännande vikariat på 1 år finns nu tillgänglig i Sundbybergs stads serviceavdelning - bemannings- och administrationsansvarig.

Sundbybergs stad växer så det knakar, men har lyckats bevara fördelarna med att vara en liten kommun. Det innebär att det är nära till beslut och att våra medarbetare har möjlighet att vara med och påverka verksamheten, det gör arbetet extra roligt att arbeta i Sundbyberg.

I Serviceavdelningen i Sundbybergs stad ingår två enheter - Stadshusservice och Måltidsservice. Stadshusservice har det övergripande ansvaret för stadshusets service till medarbetarna. En viktig del i uppdraget är att stadshuset upplevs som en attraktiv och säker arbetsplats och är en välfungerande arbetsplats. Enheten har åtta medarbetare.

Måltidsservice ansvarar för att planera, laga, transportera och servera mat till kommunens förskolor, skolor, gymnasium, LSS, hemtjänst, träffpunkter, äldreboenden och stadshusets café.

Som bemannings- och administratöransvarig hos oss ansvarar du för den dagliga bemanningen i våra kök och i receptionen i stadshuset. Du börjar din arbetsdag med att planera bemanningen vid frånvaro. Till din hjälp i måltidsservice har du vår personalpool med kockar och biträden som står beredda att bemanna ett kök vid ordinarie kock eller biträdes frånvaro. Vi har också ett antal timanställda som kan arbeta vid behov. Du administrerar också frånvaro och bemanning när receptionen i stadshuset behöver en ersättare vid frånvaro.

Du planerar också bemanningen vid semestrar, kortare eller längre tids sjukfrånvaro eller föräldraledighet. Andra uppgifter som ingår i bemanningen är att bevilja semester, planera aktiviteter på planeringsdagar för våra medarbetare, registrera frånvaro/åtgång i arbete i vårt bemanningssystem och planera bemanningen under semestertider. Kan tillkomma fler bemanningsuppgifter i uppdraget.

Som bemanningsansvarig behöver du vara lyhörd och ha förmågan att skapa goda relationer. Du behöver vara tydlig i din kommunikation och ha ett sätt som inger förtroende för alla medarbetare.

Tiden som behöver läggas på bemanningen varierar men ett snitt är cirka 3–4 timmar dag och du börjar din arbetsdag klockan 06.30.

Du kommer också arbeta med administrativa uppgifter

I uppdraget kommer du att vara ett stöd till avdelningschef, enhetschef, områdeschefer och ledningsgruppen. Du är behjälplig i arbetet med processer, rutiner, dokumentation och planering av våra årshjul och behjälplig i genomförandet av aktiviteterna. Du behöver självständigt sköta diverse löpande administrativa arbetsuppgifter, diarie- och ärendehantering, arkivering och bevarande, koordinera och förbereda material till möten samt att ansvara för mötesanteckningar och föra protokoll. Du ansvarar också att för mötesinbjudningar och bokning av konferensrum. Du kommer att vara med i planering och genomförande som görs i World, Excel och Power presentationer vid interna och externa möten. Det kräver att du har arbetat i Officepaketet tidigare. Planeringen av våra utbildningsinsatser kommer att göras av dig. Vi vill att du har kompetens att genomföra vissa interna utbildningar för våra medarbetare som till exempel att arbeta i Officepaketet. Rekryteringar och genomförandet av ”onboarding” för nyanställda kommer att planeras av dig. När vi har praktikanter och sommarungdomar ansvarar du för introduktionen för dessa.

Du kommer att ingå i avdelningens ledningsgrupp och du kommer att ha ett nära samarbete med avdelningschef, enhetschef, områdeschefer, verksamhetsutvecklare och vår Facility mangager. Din tjänst kommer att vara central för hela avdelningen.

Önskvärda egenskaper. Vi vill att du har god kommunikativ förmåga och är lösningsorienterad. Du är socialt utåtriktad med en hög känsla för service och är uppmärksam och tillmötesgående i ditt beteende. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Effektiv, självgående, strukturerar, kan ta egna initiativ för att planera det egna arbetet och ser vad som behöver göras är egenskaper som du behöver för att klara uppdraget. Du är en skicklig administratör med sinne för ordning och reda, logistik och planering samt med intresse för utveckling av olika typer av digitala verktyg och arbetssätt. Har lätt för att samarbeta i team och är lyhörd. Du behöver vara flexibel och kunna växla mellan arbetsuppgifterna och kunna prioritera och planera ditt arbete. Vissa arbetsuppgifter kräver att du är duktig på Excel och kan arbeta med statistik och andra arbetsuppgifter kräver arbete i World. Du behöver kunna skapa en presentation i Power Point.

För att lyckas med uppdraget vill vi att du har utbildning lägst treårig gymnasieutbildning och erfarenhet av administrativt arbete. Du har erfarenhet av att arbeta i olika IT-system exempelvis faktura- och personalsystem och erfarenhet av att arbeta i Microsoft Office olika program. Förmåga att uttrycka dig obehindrat i tal och skrift på svenska. Rollen kräver en god IT-kunskap.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och servicekänsla och vi ser som meriterande om du har arbetat administrativt i en kommunal verksamhet tidigare.

Övriga upplysningar

Befattningen är ett vikariat på minst 1 år heltid och arbetstiden är helgfria vardagar 06.30 – 15.00. Fredagar slutar du 14.00. Lunchrast är 30 minuter.

Intervjuer kommer att ske löpande och tillträde sker efter överenskommelse. Ansök senast den 26 april.

Tillträde snarast eller efter överenskommelse och vikariatet är perioden 1 juni 2024 – 31 juli 2025.

Lön efter överenskommelse.

Vi erbjuder dig ett stimulerande arbete med många härliga arbetskollegor. Utbildningar inom service, IT-system och administration sker kontinuerligt vilket bidrar till utveckling för dig som person.

Vi tar inte emot ansökning via e-post eller brev.

Välkommen med din ansökan!