SECRETAIRE (H/F). Seine-Saint-Denis. Francia

1 - Le poste

Le/La titulaire du poste occupera les fonctions de secrétaire au sein de l'Association. Il/Elle travaillera en lien avec l'équipe pédagogique.

Il est à pourvoir à temps plein en contrat à durée déterminée de 12 mois.

2 - Missions

Gère l'accueil global

   - Reçoit, renseigne et oriente vers les services ou les individus appropriés,

   - Réponde aux questions en personne, par téléphone ou par courriel,

   - Assure l'affichage,

   - Participe à l'aménagement des salles et à l'installation du matériel informatique,

   - Mets à jour et de suivre le tableau de bord d'occupation des salles,

   - Gère la préparation et la réception des commandes,

   - Est en appui du/de la régisseur.euse pour l'intendance du hangar de stockage et pour les ouvertures et fermetures des locaux

Prend en charge des taches de secrétariat courant

   - Gère des courriels entrants et sortants (redirections, réponses, suivi),

   - Traite le courrier postal à l'arrivée et au départ,

   - Met en œuvre des procédures administratives,

   - Procède à la mise en forme de documents

   - Prépare des dossiers et reproduire des documents,

   - Participe à la préparation des évènements institutionnels,

   - S'engage activement dans l'organisation générale de l'évènement (remise de diplômes, journées d'étude, jury, assemblée générale,

    regroupement associatif, réunions internes) : administratif et logistique,

   - Apporte un soutien transversal aux différents secteurs

Gestion administrative des apprenant.e.s

   - Utilise des progiciels et diverses interfaces (Pole emploi, Conseil Régional, DRIETS,  )

   - Est capable d'assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants en formation,

   - Traite les dossiers des formateurs occasionnels (constitution du dossier administratif, établissement de la DPAE et du contrat de travail)

   - Traite des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité,

   - Crée, utilise, met à jour des tableaux de bord de suivi et les partage

   - Maintien le lien avec les employeurs et les différents financeurs,

   - Participe à la préparation des admissions, des sélections et de la remise des diplômes

3 - Compétences

   - Être ponctuel.le et avoir une aisance relationnelle

   - Faire preuve de patience, de discrétion et de confidentialité

   - Savoir travailler en équipe et avoir le sens de la continuité de service

   - Avoir de réelles capacités rédactionnelles et organisationnelles.

   - Etre rigoureux.euse, méthodique et respecter des procédures de travail.

   - Etre capable de gérer l'ordre des priorités et d'anticiper

   - Maîtriser les outils et logiciels de bureautique (à minima word & excel), le traitement du courrier électronique, les techniques de secrétariat et de communication.

    - Savoir travailler sur des plateformes et gérer une activité à partir d'un progiciel.

    - Savoir collecter et traiter des données.

    - Savoir faire preuve d'initiative et de réactivité.

    - Etre capable de s'adapter rapidement.

    - Etre force de proposition.

4 - Profil

    - Etre titulaire d'un diplôme professionnel de niveau 4 (type bac pro), voir niveau 5 (type BTS).

    - Avoir une expérience minimum de trois ans dans le secrétariat.

    - Etre à l'aise dans le travail à partir de plateformes et de progiciel.

    - Avoir une connaissance du monde associatif et/ou des Ceméa serait un plus.