Ondersteuner portefeuillemanager vastgoed. Países Bajos

Grensarbeid zoekt voor de gemeetne Sittard-Geleen een ondersteuner portefeuillemanager vastgoed.

Ga jij samen met collega’s in de organisatie voortvarend aan de slag met het gemeentelijke vastgoed en wil je je talenten op verschillende gebieden inzetten en je breed ontwikkelen?

Team Vastgoed is eigenaar en beheerder van het gemeentelijk vastgoed, inclusief grondposities en draagt zorg voor de doorvertaling van het strategisch vastgoedbeleid. Denk aan: aan- en verkopen, de huur en verhuur, het beheer en onderhoud en de relatie met gebiedsontwikkeling en projecten. Dat beleid wordt vormgegeven door de teams Economische Ontwikkeling (EO), Ruimtelijke Ontwikkeling (RO) en Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). De regie op het beheer (kwaliteit en kwantiteit) van het gemeentelijk vastgoed is een taak van team Vastgoed. Deze dient er dus zorg voor te dragen dat het gemeentelijk vastgoed daarbij duurzaam, efficiënt en effectief wordt beheerd, ontwikkeld en ingezet. Afwegingen worden gemaakt op basis van risico, rendement en kwaliteit.

Wat ga je doen?

Een ondersteuner vastgoed is een onmisbare schakel om regie te houden op het gemeentelijk vastgoed. De ondersteuner zorgt voor een vlotte gang van zaken door diverse ondersteunende taken voor de portefeuillemanagers uit te voeren, met focus op de specifieke aspecten van vastgoed. Je werkt nauw samen met je collega’s binnen team Vastgoed en andere teams en zorgt onder verantwoordelijkheid van de portefeuillemanagers dat de werkzaamheden worden uitgevoerd. Je opereert vanuit de eigenaarsrol op operationeel niveau. De wereld van vastgoedregistratie is je bekend.

• ­Je ondersteunt de portefeuillemanagers bij vragen en werkzaamheden gerelateerd aan vastgoed, zoals het opzoeken en verstrekken van documenten, energie- en service afrekeningen, kadastrale splitsingen, beoordelen contracten en vergunningen, etc.
• Je houdt samen met de collega’s van team Vastgoed het gebouwendossier actueel, hier ben jij de spin in het web
• ­Je verzamelt, beheert en coördineert documentatie en dossiers bij het in- en uit beheer proces van objecten
• ­Je verzamelt en verstrekt documenten voor diverse overleggen, zowel intern als extern, ambtelijk en bestuurlijk met focus op vastgoed gerelateerde documenten zoals contracten, vergunningen, kadastrale gegevens, etc.
• ­Je beheert samen met het secretariaat het (papieren) archief
• ­Je ondersteunt bij interne controles en accountantscontroles
• ­Je maakt planningen in afstemming met de portefeuille managers
• ­Je houdt de opvolging van de afspraken en acties door de portefeuillemanagers bij en monitort deze, waar nodig escaleer je
• ­Je ondersteunt, schakelt en stemt af met diverse disciplines binnen team vastgoed.

• Controleren van data
• ­Vergunningen beoordelen/aanvragen
• ­Kadastrale splitsingen
• ­Archiveren van documenten
• ­Aanleveren van diverse rapportages en overzichten vanuit Axxerion
• ­Verstrekken van informatie over maatschappelijk vastgoed
• ­Signaleren van problemen
• ­Beantwoorden, dan wel escaleren van vragen van huurders en andere stakeholders.

Wat neem je mee ­

• MBO+/HBO werk- en denkniveau met een afgeronde relevante opleiding
• ­Ongeveer 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• ­Ervaring binnen de overheid of het fysieke domein (adviesbureaus of de bouwsector)
• ­Kennis en ervaring van vastgoeddata, wetgeving en vastgoed registratiesystemen.

Je bent pragmatisch, met een doortastende en proactieve instelling. Jij staat stevig in je schoenen en je bent duidelijk. Daarnaast werk je nauwkeurig, denk je in oplossingen en ben je besluitvaardig. Je weet hoofd- van bijzaken te scheiden. Je kunt goed luisteren, uitstekend samenwerken, je kunt feedback geven en ontvangen. Je heb affiniteit met techniek, recht en financiën en ben meer een allrounder dan een specialist. Het is vanzelfsprekend dat je zowel mondeling als schriftelijk goede communicatieve vaardigheden meebrengt.

In deze rol is het essentieel dat je:

• ­De portefeuille managers ondersteunt bij het beheren van de diverse portefeuilles
• ­Bijdraagt aan het verzorgen van actuele vastgoedinformatie en het niveau van kennis, expertise en processen binnen Team Vastgoed waarborgt
• ­Zorgt voor goede afstemming met de collega’s van team vastgoed