Agent administratif / Agente administrative. Nord. Francia

Activités principales :

Gestion administrative et pédagogique :

-    Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation

-    Transmettre divers courriers aux services concernés

-    Etablir les certificats de scolarité

-    Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)

-    Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC

-    Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC

-    Editer les bulletins dans SCODOC

-    Entrer les résultats dans Apogée

-    Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université)

-    Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur

-    Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins

Gestion financière :

-    Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis

-    Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier

-    Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité

-    Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité

Diplôme souhaité : Niveau bac, une expérience dans le secrétariat serait un plus

Connaissance, savoir :

-    Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires )

-    Gestion comptable et financière

-    L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe

Savoir-faire :

-    Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures

-    Organisation et gestion des bases de données

-    Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS )

-    Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc ).

-    Gestion administrative de PARCOURSUP.

-    Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers

Savoir être :

-    Sens de l'organisation

-    Réactivité

-    Sens relationnel